Plusieurs étapes sont nécessaires pour être à la hauteur de ce rendez-vous commercial. Nous vous proposons un bel aperçu des préparatifs répartis sur 9 mois. Il est essentiel d’avoir un emploi du temps bien élaboré pour une organisation optimale.
9 mois avant le salon :
. Définir la nature du stand (présentation de nouvelles prestations, développement de la notoriété…) et la surface souhaitée.
. Remplir le dossier d’inscription et le renvoyer dans les délais convenus.
. Désigner un responsable de projet qui sera l’interlocuteur unique pour l’organisation.
6 mois avant le salon :
. Convenir de l’emplacement du stand avec l’organisateur. Soit vous avez le choix et vous devez opter pour l’emplacement le plus stratégique, soit l’emplacement est régi par l’ordre d’arrivée des participants.
. Évaluer le budget pour la création et l’organisation du stand (demande de devis…).
. Renvoyer le formulaire d’inscription pour être bien référencé dans le catalogue officiel.
4 mois avant le salon :
. Demander auprès de l’organisateur du salon les cartes d’invitation pour les clients et les cartes exposants ainsi que le matériel de promotion (vignettes…).
. Retourner les formulaires techniques aux entreprises prestataires de services (mobilier, transporteur…).
2 mois avant le salon :
. Préparer les documents informatifs ainsi que les objets promotionnels qui seront à disposition sur le stand.
. Imprimer des supports de communication (flyers, cartes de visite, catalogues…)
. Informer les clients sur votre présence au salon et les inviter à celui-ci
. Prévoir le transport et l’hébergement de vos collaborateurs
. Envoyer à l’attaché de presse qui couvre l’événement une fiche descriptive avec les nouveautés et des photos.
. Planifier la décoration du stand et l’éventuel embauche d’hôtesse d’accueil.
. Prévoir la protection et le nettoyage du stand si ceci n’a pas été pris en compte par l’organisateur.
Dernier mois avant le salon :
30 jours avant le salon :
. Prévoir un photographe ou un appareil photo sur le stand
. Élaborer des dossiers de presse
15 jours avant le salon :
. Bien reconsidérer les instructions de l’organisateur (horaires…).
. Répartir les rôles et les responsabilités de chacun au sein du stand.
. Préparer le matériel.
2 jours avant le salon :
. Convoquer le staff qui sera sur place pour les dernières instructions.
. Prendre le soin de vérifier l’ensemble des prestations techniques.
La veille de l’ouverture :
. Visite de la commission de sécurité en présence du responsable du stand.
. Vérifier le bon fonctionnement de l’équipement et du matériel sur le stand
Le jour de l’ouverture :
. S’assurer de la présence de tout le personnel sur le stand une heure avant l’ouverture du salon.
. Vérifier chaque soir que l’ensemble du mobilier est bien fermé à clef.
Check-list pour ne rien oublier dans l’organisation (non-exhaustive) :
Après le salon, il est indispensable de faire un bilan autant quantitatif que qualitatif des contacts générés sur place. C’est le moment de comptabiliser les cartes de visites récupérées et de calculer le retour sur investissement. Dans la semaine qui suit le salon, il est important de prendre contact avec les clients et les prospects pour leur faire parvenir, le cas échéant, les documents que vous leur aviez promis ou dont ils ne disposent pas.
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Audrey
Chargée de communication
IS COM
